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Tagungstechnik – fix oder Besser ad hoc?
Neue Technolgien bieten endlose Möglichkeiten, um Seminarräume hochzurüsten. Doch welche Technik ist wirklich notwendig und was entpuppt sich als Kostenfalle?
Der Boden des Saals «Metamorphosis» im Luganeser Palazzo Mantegazza
gleicht einem fliessenden Bergbach. Bei jedem Schritt der Besucher
kommt Bewegung ins Wasser, konzentrische Kreise bilden sich um High
Heels und Herrenschuhe. Ein paar Sekunden später ist der Bach
verschwunden, der Saal verwandelt sich in eine Disco, dann in ein edles
Restaurant, einen Laufsteg und schliesslich in eine Ausstellungshalle.
Das ausgefeilte Technikkonzept, das von Giugiaro Architettura für die
Tessiner Mehrzweckhalle entwickelt wurde, ist spektakulär und erlaubt
es Kunden, den Saal ohne Mehrkosten nach ihren Vorstellungen und
Bedürfnissen anzupassen.
Doch was an einem Ort Sinn macht, kann sich in einem anderen Kontext
als Kostenfalle entpuppen. Was gehört beispielsweise zur technischen
Grundausstattung eines Seminar- und Tagungshotels und was nicht?
Die Tipps der Anbieter
Michele Imobersteg, Geschäftsleiter des Volketswiler
Medien-Engineering-Unternehmens Decatron, bricht das komplexe Thema auf
eine einfache Antwort herab: «Im Zentrum stehen immer noch der
Präsentator und sein Verhältnis zu den Zuhörern. Die Technik soll
unterstützend dienen, indem sie im Hintergrund die auditiven und
visuellen Botschaften verstärkt.»
Technik darf also nicht vom Inhalt ablenken, auch wenn gezielt
eingesetzte Hilfsmittel für Aufmerksamkeit und Überraschungseffekte
sorgen können. José-Luis Guil, Chef des Technikspezialisten
Modernlight, betont die Relevanz einer guten Sprachverständlichkeit
(Beschallungssystem), guter Daten- und Bildinformationen
(Livecam/Videoproduktion), einer zweckmässigen Beleuchtung
(Rednerlicht/Effektlicht/Ambientelicht) sowie elektronischer
Abstimmungssysteme.
Auf die Frage, was zwingend zur Ausstattung eines Tagungs- und
Seminarbereichs gehört, meint Imobersteg: «Auf jeden Fall eine
Videoprojektion und je nach Grösse des Saals eine perfekt abgestimmte
Tonanlage. Weil immer mehr zwischen örtlich unabhängigen Gruppen
diskutiert wird, empfiehlt sich auch ein Videoconferencing System. Und
eine Raumsteuerung als zentrales Element für die Bedienung aller
Geräte.»
Kauf oder Miete?
Einig sind sich die beiden Experten darüber, bei welchen Elementen ein
Kauf Sinn macht: «Der Kauf lohnt sich immer dann, wenn täglich oder
wöchentlich auf die gleiche Zusammensetzung der Technik zurückgegriffen
werden muss. Besonderes Gewicht bei einem Kauf muss jedoch auf die
Bedienung gelegt werden. Denn jede Mikrofonanlage ist immer so gut, wie
sie der bedienende Techniker im Griff hat», so Imobersteg. Guil würde
Bauherrn konkret den Kauf einer Standard-Audioanlage inklusive
Mikrofonie, eines Videoprojektors inklusive Leinwand sowie einer
Grundbeleuchtung empfehlen.
Eine Miete lohnt sich dagegen laut Imobersteg immer dann, wenn die
Zusammensetzung ständig variiert oder externe Spezialisten ein
integraler Bestandteil der Lösung sind. Für Guil macht das Mieten einer
Dokumentenkamera Sinn, da diese teuer sei und nicht oft verlangt werde;
des Effekt- und Showlichts, das immer neuen Bedürfnissen gerecht werden
müsse und für welches es Know-how und Manpower brauche; sowie der
Live-Kameras, für die ebenfalls geschultes Personal benötigt werde.
Stolpersteine
Kostenfallen entstehen laut Imobersteg meist bei der Raumsteuerung und
deren Programmierung, wenn zu wenig oder zu viele Funktionen (die
niemand bedienen kann) angedacht wurden. Auch würden zwischen
Planungsphase und Realisierung oft viele Monate oder sogar Jahre
klaffen. «In dieser Zeit evolutioniert die Technik. Das heisst, im
Moment der Ausschreibung ist die Zukunft der neuen Technik mit
einzubeziehen.» Die Lebensdauer bei professionellen Medien wie zum
Beispiel der Projektion liege bei etwa drei Jahren; der Tonanlagen bei
sechs Jahren; der Lichtanlagen bei neun Jahren – dies sei
selbstverständlich abhängig von der gewählten Technik und den
Ansprüchen der Kunden. Guil weist darauf hin, dass es neben der
technischen Ausstattung weitere Aspekte zu beachten gebe:
beispielsweise eine gute Zufahrt für LKWs und Sattelschlepper; Raum für
alle beteiligten Lieferanten; möglichst viel Aushängepunkte im Raum und
genügend Stromanschlüsse.
Decatron generiert mit Verkauf und Vermietung etwa gleich viel Umsatz,
wobei die Nettowertschöpfung im traditionellen Miet- und Eventbereich
erzielt wird. Bei Modernlight, die sich als Full Rental Service Partner
spezialisiert hat, ist die Vermietung das Kerngeschäft; der
Verkaufsanteil macht rund 10–15% des Umsatzes aus.
Die Erfahrung der Auftraggeber
Das Mövenpick Hotel Zürich-Regensdorf, das Swissôtel Zürich und das
Zürich Marriott haben kürzlich ihre Seminar- und Tagungsinfrastruktur
erneuert bzw. ergänzt. Offenbar wurden dabei alle drei Häuser gut
beraten, denn keiner der Bauherren gibt an, etwas installiert zu haben,
dass sich im Nachhinein als überflüssig erwies. Auch scheinen die
Grundbedürfnisse der Kunden ganz klar definiert zu sein: Beamer und
dazugehörige Leinwände sind heutzutage unterlässlich; und neben der
modernen Licht- und Bildtechnik spielt die Tontechnik eine wichtige
Rolle. Ein weiteres Augenmerk wurde auf eine einfache Handhabung
der Geräte sowie auf ein Angebot aus einer Hand gelegt. «Wir haben
ausserdem bewusst einen Hersteller gewählt, damit Kompatibilität und
Flexibilität gewährleistet sind und Wartungskosten reduziert werden
können», sagt Norbert Fontana, Gastgeber im Mövenpick Hotel
Zürich-Regensdorf.
Keine kostenintensiven Anlagen
Verzichtet wurde generell auf kostenintensive Anlagen. Marc Ohlendorf,
General Manager Swissôtel Zürich, erklärt, man habe auf
Videokonferenz-, Dolmetscheranlagen sowie auf eine Konzertausstattung
aufgrund fehlenden Bedarfs verzichtet. «Eine Amortisierung wäre nicht
möglich; zudem ist die Technik sehr schnelllebig und die Anlagen
müssten bald wieder ausgetauscht werden.» Auch im Marriott hat man sich
gegen solche Systeme entschieden: «Die fest installierten
Simultanübersetzungsanlagen werden selten verlangt und benötigen sehr
viel Platz. Die Videokonferenztechnik muss mit derjenigen des Partners
kompatibel sein. Daher ist es einfacher und sicherer, die entsprechende
Technik bei Bedarf zu mieten. Auch sind beide Technologien in der
Anschaffung relativ teuer», sagt Corinne Gsell-Lallemang, Public
Relations & Marketing Zürich Marriott Hotel.
Im Mövenpick wurde auf schnelllebige technische Hilfsmittel sowie –
nach dem Umbau des Meeting Places – auf die Installation von
Hellraumprojektoren verzichtet.
Fontana vom Mövenpick Zürich-Regensdorf weist auf versteckte
Kostenfallen bei scheinbar günstigen Anschaffungen hin. So sei
beispielsweise ein Beamer zu relativ moderaten Preisen erhältlich,
jedoch würde eine Ersatzlampe halb bis genauso viel wie das ganze Gerät
kosten. Auch die Schnelllebigkeit gewisser Anlage habe zur Folge, dass
plötzlich keine Ersatzteile mehr erhältlich sein. «Da wir nur mit
Basistechnik ausgestattet sind und den Rest zumieten, müssen wir die
Technik jedoch weniger oft überholen.»
Das Zürich Marriott kontrolliert die Kosten im Technikbereich indem
zweimal jährlich Audits durchgeführt werden. Eine externe Firma
kontrolliert alle Veranstaltungsräume und überprüft, ob diese auf dem
neusten technischen Stand und die Preise im Rahmen sind. «Wichtig ist
zudem, dass der Kunde bei einer Buchung auch in technischen Belangen
individuell beraten wird», sagt Gsell-Lallemang. «Bei allfälligem
Bedarf können wir auch zusätzliche Technik anmieten. So gewährleisten
wir, dass der Kunde diejenigen Hilfsmittel erhält, die er auch wirklich
benötigt.»
Technik als Verkaufsargument
Die technische Ausstattung eines Hotels ist ein wichtiges
Verkaufsargument. «Heute wird in Business Hotels eine moderne
technische Ausstattung erwartet und verlangt. In unserem Fall ist noch
wichtiger, dass wir über zwei geräumige Ballsäle und ein Foyer auf
derselben Etage mit grosser Fensterfront und Blick auf den
Landesmuseumspark verfügen», meint Gsell-Lallemang. Und Ohlendorf
erklärt: «Dank unserer technischen Ausstattung und unseres
Kongresstechnikers bieten wir einen rundum modernen und umfangreichen
technischen Service an.» Fontana ergänzt, es sei auch wichtig,
frühzeitig das Bedürfnis des Gastes zu erkennen und von Beginn weg eine
Fachperson beizuziehen. Eine grosse Rolle spielte übrigens der Faktor
Nachhaltigkeit in allen drei Fällen. «Mit der Sanierung des
Kongress-Saals im Mövenpick Hotel Zürich-Regensdorf im vergangenen Jahr
wurde das Lichtkonzept zum zentralen Thema erklärt. Alles ist
weitgehend digitalisiert, mit LED ausgestattet und somit
energieeffizient. Wir konnten die Werte eines wiederkehrenden
Tagesanlasses vergleichen und haben eine Verringerung des Stroms um 48%
festgestellt», sagt Fontana.
Und Ohlendorf meint: «Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind im Swissôtel
Zürich auch im Konferenzbereich von grosser Bedeutung. Wir legen unter
anderem Wert auf Sparlampen sowie Geräte und Anlagen mit Standby-Modus.
Das Swissôtel Zürich ist im Bereich Nachhaltigkeit und Umweltmanagement
ISO- 14001-zertifiziert. Sämtliche Investitionen hängen schlussfolgernd
davon ab.»
Auch das Zürich Marriott Hotel ist seit einem Jahr
ISO-14001-zertifiziert und bekennt sich zu diesem
Umweltmanagementsystem. «Sofern energiesparende Möglichkeiten
erhältlich und installierbar sind, berücksichtigen wir wenn immer
möglich diese Varianten», so Gsell-Lallemang. //
Denise Weisflog
» www.decatron.ch
» www.modernlight.ch
» www.moevenpick-hotels.com
» www.swissotel.com/zurich
» www.zurichmarriott.com
